Octobre 2016: nous sommes à trois mois de fin de l’année. C’est le moment de penser à 2017.  Chef d’entreprise, directeurs de départements, c’est le moment de vous lancer pour avoir des bureaux 100% “paperless” en 2017.

Ce post vous explique les avantages d’une approche sans papier :

Des services plus rapides pour les clients

La rapidité est la nouvelle devise dans le monde des affaires, et le passage au zéro papier au bureau est un des moyens les plus efficaces pour améliorer la rapidité des transactions. Avec le taux élevé d’interconnectivité sur le marché actuel, les clients s’attendent à des résultats quasi-instantanés, ce qui peut être difficile à réaliser lorsque les employés doivent passer au crible des documents papier pour réaliser une prestation. D’après certaines études, les employés des entreprises dépendantes du papier peuvent passer jusqu’à 30 % de leur journée de travail à organiser ou rechercher certains documents dont ils ont besoin.
Le passage aux supports sans papier améliore l’organisation des documents au bureau, en permettant aux employés d’accéder plus rapidement aux factures, aux reçus et aux autres données personnelles requises pour fournir des services aux clients. La capacité de votre entreprise à négocier et exécuter un service rapide peut faire la différence : soit elle est une entreprise compétitive, soit elle perd des ventes au profit de ses rivaux commerciaux.

Une meilleure communication interne

La rapidité des transactions est également affectée par la vitesse avec laquelle les membres de votre équipe communiquent entre eux et par la rapidité avec laquelle les informations remontent jusqu’à vous. Un chef d’entreprise efficace délègue la prise de décisions à des employés qualifiés, mais les problèmes surviendront toujours en bas de la hiérarchie, ce qui nécessite l’attention des dirigeants.
Une approche sans papier peut donner un avantage à votre entreprise, c’est aussi un aspect des affaires à prendre en compte. La numérisation de vos documents internes permet de les partager facilement, que ce soit par e-mail ou par des applications de partage de documents intégrées dans les plateformes de messagerie courantes. L’envoi par e-mail de notes pertinentes et de fichiers sur un sujet nécessitant les instructions de la direction procure un gain de temps : il n’est plus nécessaire de chercher un supérieur qui peut être absent, en réunion ou ailleurs dans le bâtiment.
De plus, les applications de partage de documents permettent à plusieurs employés de traiter, de modifier un seul document et d’en discuter simultanément. Cela peut améliorer l’efficacité des projets en éliminant la plupart des distractions inhérentes aux réunions.

Réduction des coûts opérationnels

L’investissement initial nécessaire pour créer un bureau sans papier engendrera des coûts pour les éléments de transitions requis, comme le stockage de données, les logiciels et les services de conversion. Certaines entreprises devront également affecter les responsabilités de numérisation à leurs employés, ce qui peut sembler un investissement nécessitant du temps pour une entreprise qui dépendait fortement du papier par le passé.
Malgré le coût initial, un bureau sans papier entraînera une réduction des coûts opérationnels, tels que les achats pour les fournitures de bureau comme le papier, l’encre de l’imprimante, les enveloppes et les timbres. Le meilleur avantage des supports sans papier en termes de rentabilité est le gain de temps pour vos employés ; ils n’auront plus besoin de coordonner les bulletins de paie, les chèques, les factures ou les documents papier. Le temps que votre personnel ne passe pas à organiser et chercher des papiers pourra être consacré à des tâches plus importantes dans l’entreprise.

Amélioration de la sécurité des données

Avec l’augmentation des violations de données au cours de ces dernières années, l’idée qu’un bureau sans papier puisse améliorer la sécurité des données peut sembler paradoxale, mais c’est en fait votre meilleure option pour assurer une protection de haut niveau. Les informations sensibles sur papier peuvent se perdre, être volées dans les meubles de classement ou détruites accidentellement suite à des incendies ou des inondations par exemple.
Un bureau sans papier améliore la sécurité de vos données, car vous pouvez décider les personnes qui peuvent avoir accès aux informations au sein de votre entreprise. Les données sensibles peuvent être sécurisées avec des approches de sécurité multi-niveaux, et les employés ont accès uniquement aux informations qu’ils ont besoin de connaître. De plus, les données numérisées peuvent être sauvegardées et stockées via le cloud computing ou sur des disques durs hors site, ce qui constitue une excellente précaution contre la perte de documents de valeur.

Accès instantané au travail hors site

Avec les méthodes traditionnelles, les employés travaillent sur le site d’une entreprise pour atteindre une efficacité opérationnelle maximale. La dépendance vis-à-vis des documents papier stockés dans un bureau limite la quantité de travail réalisable en dehors du bureau.
Avec une approche sans papier, les employés n’ont pas d’obstacles pour atteindre les niveaux d’efficacité habituels lorsqu’ils sont hors du site de travail. Votre entreprise conserve sa rapidité, quel que soit le lieu depuis lequel vos employés travaillent. Tout le contenu requis pour atteindre les niveaux de productivité habituels est accessible en un clic lorsque les outils et les fichiers de l’entreprise sont stockés dans le cloud. Les entreprises comme DocuSign vous permettent même de signer des documents ayant force de loi depuis votre ordinateur.

Plus d’espace dans le bureau

Une entreprise qui dépend du papier a besoin d’un lieu sécurisé pour stocker les nombreuses pages de documents créées au quotidien. Il n’est pas difficile de stocker une simple feuille de papier, alors que les meubles de classement utilisés par la plupart des directeurs d’entreprise peuvent occuper plusieurs mètres carrés dans le bureau. Un équipement de bureau trop encombrant dans un petit espace peut réduire l’efficacité, voire même vous contraindre à dépenser plus pour louer un bâtiment plus grand.
Les activités sans papier vous laissent davantage d’options pour l’agencement et permettent d’embaucher plus d’employés sur le site de l’entreprise. De plus, de l’espace sur le bureau se libère ; d’après les sondages, cela peut augmenter les niveaux de productivité et d’efficacité pour les employés et, de ce fait, la rentabilité pour votre entreprise